Zugang – einfach per Link
Angaben und Unterlagen internationaler Talente strukturiert einsammeln – ohne Mail-Chaos und langes Hinterherlaufen.
Das Problem: Das administrative Chaos bei den Dokumenten
Wer internationale Talente rekrutiert, kennt die administrative Zerreißprobe vor dem eigentlichen Onboarding: Das Einsammeln, Zuordnen und erste Strukturieren der relevanten Unterlagen entwickelt sich schnell zu einem zeitraubenden Geduldsspiel. Dokumente trudeln zeitversetzt über die unterschiedlichsten Kanäle ein – die eine Bescheinigung kommt per E-Mail, der Pass als unleserliches Foto via WhatsApp und die restlichen Zertifikate über einen bereits abgelaufenen WeTransfer-Link.
Für HR-Teams bedeutet das: unvollständige Datensätze, mühsame manuelle Zuordnungen und permanentes Hinterherlaufen bei Rückfragen. Dieser digitale Flickenteppich kostet nicht nur wertvolle Zeit, sondern erhöht auch das Risiko, dass Talente im langwierigen Prozess abspringen.
Die Lösung: Ein Link, ein geführter Prozess, kein Suchen mehr
Hier setzt work2stay an und macht Schluss mit dem Kommunikationschaos. Die Lösung ist denkbar einfach: Sie generieren mit wenigen Klicks einen individuellen Zugangslink direkt über unsere Plattform und stellen diesen dem internationalen Talent zur Verfügung.
Ab diesem Moment führt work2stay digital durch den Upload- und Intake-Prozess. Der Bewerber oder die Bewerberin wird Schritt für Schritt durch einen intuitiven, barrierefreien Upload-Prozess geleitet. Das System zeigt, welche Unterlagen nach dem ausgewählten Visa-Prozess-Template typischerweise vorgesehen sind und welche Angaben oder Dokumente noch fehlen. Weniger Missverständnisse, keine Medienbrüche – sondern ein professioneller, geführter Erstkontakt, der Vertrauen schafft.
Das Dashboard: Transparenter Dokumentenstatus und KI-gestützte Hinweise
Sobald das Talent mit dem Upload beginnt, laufen alle Fäden in Ihrem zentralen work2stay-Dashboard zusammen. Alle freigegebenen Angaben, Dokumente und Statusinformationen laufen im Dashboard zusammen.
KI-gestützte Dokumentenhinweise auf einen Blick
Die integrierte KI unterstützt bei der Zuordnung, Strukturierung und formalen Vorprüfung eingegangener Dokumente, sodass Vollständigkeit, Lesbarkeit und formale Auffälligkeiten schneller sichtbar werden.
Dynamische Dokumenten-Checklisten
Das Dashboard zeigt an, welche Unterlagen bereits vorliegen, welche noch fehlen und welche Punkte unklar oder nachzureichen sind.
Fokus auf das Wesentliche
Das System markiert automatisch Dokumente oder Angaben, bei denen eine manuelle Sichtung sinnvoll sein kann, damit Bearbeitende ihre Aufmerksamkeit gezielt auf offene, unklare oder auffällige Punkte richten können.
Der Dokumenten- und Prozessstatus
Als zentrales Steuerungselement zeigt zeigt ein Dokumenten- und Prozessstatus, wie vollständig Angaben und Unterlagen für den nächsten organisatorischen Schritt vorbereitet sind. Sie sehen jederzeit, welche organisatorischen nächsten Schritte offen sind, um die weitere Bearbeitung strukturiert vorzubereiten.